Checklist de entrega de llaves: qué documentar cuando un inquilino se va para no perder la fianza
El artículo 36.4 de la LAU te da un mes desde la entrega de llaves para devolver la fianza. Pasado ese mes, la cantidad pendiente empieza a generar el interés legal del dinero vigente. Y si terminas en un Juicio Verbal —la vía habitual para reclamar retenciones de fianza— la carga de la prueba recae sobre quien retiene, no sobre quien reclama. Este post no va sobre qué es la fianza ni cuánto se deposita: eso ya lo cubre la guía de la LAU 2026 para propietarios. Va sobre lo que tienes que hacer el día que un inquilino te devuelve las llaves para que, si hay daños, puedas descontarlos con respaldo, y si no los hay, devolver el dinero limpiamente sin discusiones.
Antes del día: tres pasos que evitan el caos del recorrido
La diferencia entre una entrega de 20 minutos y una de dos horas con discusión está casi toda en lo que hagas la semana previa.
- Avisa al inquilino con 30 días de antelación, o el plazo pactado en contrato. Fija fecha, hora concreta y confirma por escrito que debe devolver todos los juegos de llaves (piso, portería, buzón, trastero, mando del garaje). Si dejas el día abierto, lo pagas tú.
- Pide las lecturas de contadores 48 horas antes —luz, gas, agua— para que las envíe por escrito con foto del display. Si no responde, las tomas el día de la entrega y las anotas tú.
- Recupera el inventario de entrada con sus fotos fechadas. Es la única referencia objetiva del estado inicial del inmueble frente a la que comparar cualquier daño. Si no existe, asúmelo: cualquier reclamación contra el inquilino va a ser difícil de sostener ante un juez.
Lo del inventario de entrada parece obvio y casi nadie lo hace bien. Muchos propietarios llegan al día de la entrega con fotos sueltas sin fecha en el móvil o directamente sin nada. Es el origen de la mayoría de los conflictos por fianza que acaban en juzgado.
El día de la entrega: recorrido sistemático y fotos con fecha
El recorrido se hace en presencia del inquilino. Esto no es opcional. Cualquier desperfecto que descubras después, sin que él lo haya visto y firmado, será mucho más difícil de imputar.
Orden recomendado: dormitorios, salón, cocina, baños, zonas comunes y exterior si lo hay. En cada estancia revisa cuatro cosas: paredes y techos, suelos y rodapiés, carpintería (puertas, ventanas, armarios) y equipamiento inventariado (electrodomésticos, luminarias, mobiliario).
Las fotos son el corazón de la prueba. Tres reglas:
- Activa el timestamp en la cámara del móvil, o envíatelas a ti mismo por email o WhatsApp ese mismo día. Una foto sin fecha verificable apenas vale en juicio; en la práctica, el juez la descarta o le da mucho menos peso que a una con metadato de fecha.
- Mínimo dos o tres fotos por estancia donde haya algo que señalar, y siempre una foto general del espacio que sirva de contexto.
- Las lecturas de contadores se fotografían con el número de suministro visible al lado del display.
Cuenta los juegos de llaves devueltos y anótalo. Si faltan copias, el coste del cambio de cerradura es repercutible, pero solo con factura posterior, no por estimación.
Desgaste normal vs. daño imputable: dónde está la línea legal
La LAU no enumera qué es desgaste y qué es daño. El criterio lo ha fijado la jurisprudencia constante del Tribunal Supremo: el arrendador que retiene fianza debe probar el daño y su cuantía. La pregunta que decide cada caso es una: ¿el deterioro existe por el uso ordinario razonable de la vivienda o por un descuido, un uso inadecuado o un accidente concreto imputable al inquilino?
| Elemento | Desgaste ordinario (no imputable) | Daño imputable (sí imputable) |
|---|---|---|
| Paredes | Pintura desgastada o ligeramente sucia tras 3+ años | Manchas de humo, agujeros grandes, pintadas |
| Suelos | Pequeños arañazos en tarima por uso normal | Baldosas rotas, quemaduras de cigarrillo |
| Electrodomésticos | Desgaste mecánico interno por uso | Rotura por golpe o uso inadecuado |
| Carpintería | Rozaduras mínimas en bisagras y herrajes | Cerraduras forzadas, marcos rotos |
| Baños | Cal acumulada leve, juntas envejecidas | Sanitarios fisurados, azulejos rotos |
Una regla práctica que funciona casi siempre: si el deterioro existiría igualmente al final de la vida útil normal del elemento, es desgaste. Si solo existe porque hubo un evento concreto, es daño imputable.
Un piso con cuatro años de contrato en el que la pintura está amarillenta: no se imputa, está dentro del uso. Tres agujeros de 10 cm en paredes de habitaciones distintas por taquillas mal ancladas: sí se imputan, y el presupuesto de reparación —factura o, como mínimo, dos presupuestos de profesional— se descuenta de la fianza.
Si el conflicto va más allá de un par de detalles menores, conviene consultarlo con un abogado antes de retener. Una retención sin prueba documental sólida casi siempre termina en sentencia desfavorable.
Después: los 30 días y la plantilla mínima del acta
A partir de la entrega de llaves corre el mes del artículo 36.4 LAU. Dentro de ese plazo tienes que: hacer una inspección detallada con calma en las 24-72 horas siguientes, obtener al menos un presupuesto profesional por cada daño que pretendas imputar, comunicarlo al inquilino por escrito (email con acuse de recibo o burofax) con el detalle de cada retención y el importe, y transferir el saldo final dentro del plazo. Sin presupuesto o factura, el descuento es difícilmente defendible; y si el inquilino deja de responder, el burofax deja huella fehaciente que protege tu posición si el asunto llega a juzgado.
Acta de entrega de llaves — campos mínimos
- Fecha y lugar
- Datos de arrendador y arrendatario (nombre y DNI)
- Dirección del inmueble y referencia del contrato
- Fecha de inicio y de fin del arrendamiento
- Número de llaves devueltas (piso, portería, buzón, trastero, garaje)
- Lecturas de contadores de luz, gas y agua, con fecha
- Estado general de la vivienda y observaciones por estancia
- Relación de desperfectos observados, si los hay
- Firma de ambas partes y fecha
Zona gris habitual: el inquilino se niega a firmar el acta. No anula nada. Te haces acompañar de un testigo, dejas constancia escrita de la negativa y envías un burofax con las fotos adjuntas en las 48 horas siguientes. El acta no firmada con prueba fotográfica fechada sigue siendo prueba; lo que pierdes es la confesión expresa del inquilino sobre el estado, no el resto de la documentación.
El conflicto por la fianza rara vez nace el día que el inquilino se va. Nace el día que entró y nadie documentó el estado de la vivienda con orden. Documentar la entrada y la salida con el mismo rigor es lo que convierte la gestión de una vivienda en alquiler en algo predecible, y es lo que separa al propietario que llega al juzgado sin pruebas del que resuelve la situación en dos correos, tal como recoge también la guía de gestión de alquileres sin volverte loco.
El módulo de Inventario de Rentier está pensado exactamente para eso: documentar el estado habitación a habitación con fotos al firmar el contrato, de forma que cuando llegue el día de la entrega tengas la comparativa lista sin reconstruir nada.
